Privatlivspolitik

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Sognetid (herefter "vi", "os" eller "Sognetid") indsamler, behandler og opbevarer personoplysninger om dig, når du bruger vores app og tjenester. Vi tager beskyttelsen af dine personoplysninger alvorligt og behandler dem i overensstemmelse med EU's databeskyttelsesforordning (GDPR) og den danske databeskyttelseslov.

Den dataansvarlige for behandlingen af dine personoplysninger er:

Sognetid (en del af Ditsogn)
E-mail: Mail@ditsogn.dk
Hjemmeside: https://ditsogn.dk

Den enkelte kirke/sogn, der bruger Sognetid til at administrere sine medarbejdere, er selvstændig dataansvarlig for de oplysninger, der behandles om kirkens medarbejdere. Sognetid fungerer som databehandler for kirken og behandler kun oplysninger efter instruks fra kirken.

Vi indsamler og behandler følgende kategorier af oplysninger:

3.1 Kontooplysninger

• Navn
• E-mailadresse
• Telefonnummer (valgfrit)
• Krypteret adgangskode
• Profilbillede (valgfrit)
• Stillingsbetegnelse og afdeling

3.2 Ansættelsesoplysninger

• Ansættelsesstart og -slut
• Lønform (timeløn/månedsløn)
• Ugentlig arbejdstid og normeret skema
• Antal feriedage og fri-fredage
• Tilknytning til sogn/kirke

3.3 Tids- og fraværsregistrering

• Arbejdstider (start, slut, varighed)
• Pauser
• Fraværsregistreringer (ferie, sygdom, afspadsering m.v.)
• Bemærkninger og noter til registreringer
• Månedlige indsendelser og godkendelser

3.4 Tekniske oplysninger

• Login-tidspunkter og IP-adresse (af sikkerhedsmæssige årsager)
• Enhedstype og styresystem
• App-version

Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål:

• Levering af tjenesten – at give dig adgang til at registrere arbejdstid, fravær og kommunikere med din arbejdsplads. Retsgrundlag: Aftalen mellem dig og din arbejdsgiver (GDPR art. 6, stk. 1, litra b).
• Lønadministration og lovpligtig dokumentation – at dokumentere arbejdstid jf. arbejdstidsloven og bogføringsloven. Retsgrundlag: Retlig forpligtelse (GDPR art. 6, stk. 1, litra c).
• Overholdelse af arbejdsmiljølovgivning – at advare ved overarbejde og manglende hviletid (11-timers reglen). Retsgrundlag: Retlig forpligtelse (GDPR art. 6, stk. 1, litra c).
• Sikkerhed og misbrugsbeskyttelse – at beskytte konti og forebygge uautoriseret adgang. Retsgrundlag: Legitim interesse (GDPR art. 6, stk. 1, litra f).
• Support og kommunikation – at besvare henvendelser og sende driftsrelaterede beskeder. Retsgrundlag: Legitim interesse (GDPR art. 6, stk. 1, litra f).

Vi opbevarer dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt for at opfylde de formål, de er indsamlet til:

• Tids- og fraværsregistreringer: Opbevares i 5 år efter regnskabsårets afslutning, jf. bogføringsloven og dansk arbejdsret.
• Kontooplysninger: Opbevares så længe du har en aktiv konto. Slettes senest 30 dage efter, du anmoder om sletning, medmindre lovpligtig opbevaring kræver andet.
• Login-logs: Opbevares i op til 12 måneder af sikkerhedsmæssige årsager.
• Support-korrespondance: Opbevares i op til 3 år.

Vi videregiver kun dine personoplysninger til tredjeparter, hvor det er nødvendigt for at levere tjenesten, eller hvor vi er juridisk forpligtet til det:

• Din arbejdsgiver (sognet/kirken) – har naturligvis adgang til dine arbejdstidsdata.
• Databehandlere – herunder vores hostingudbyder (Supabase/AWS i EU), e-mailudbyder (Resend) og udbyder af betalingsløsninger (Stripe).
• Offentlige myndigheder – hvis vi er forpligtede hertil ved lov (f.eks. SKAT, Arbejdstilsynet, politiet).

Vi sælger eller udlejer aldrig dine personoplysninger til tredjeparter til markedsføringsformål.

Dine personoplysninger opbevares som udgangspunkt på servere i EU. I tilfælde, hvor en databehandler benytter underleverandører uden for EU/EØS, sker overførslen kun på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC) eller anden lovlig overførselsmekanisme.

Vi har implementeret passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod hændeligt eller ulovligt tab, ændring, uautoriseret videregivelse eller adgang:

• Krypteret dataoverførsel (HTTPS/TLS)
• Krypterede adgangskoder (bcrypt)
• Row-Level Security i databasen
• Adgangskontrol baseret på roller
• Regelmæssige sikkerhedskopier
• Logning af adgang og ændringer

Du har efter databeskyttelsesforordningen følgende rettigheder:

• Ret til indsigt – at få at vide, hvilke oplysninger vi behandler om dig.
• Ret til berigtigelse – at få urigtige oplysninger rettet.
• Ret til sletning – at få oplysninger slettet (med forbehold for lovpligtig opbevaring).
• Ret til begrænsning – at begrænse vores behandling af dine oplysninger.
• Ret til dataportabilitet – at få dine oplysninger udleveret i et struktureret format.
• Ret til indsigelse – mod behandling baseret på legitim interesse.
• Ret til at trække samtykke tilbage – hvor behandlingen er baseret på samtykke.

Du kan udøve dine rettigheder ved at kontakte os på Mail@ditsogn.dk.

Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Telefon: 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk
Web: www.datatilsynet.dk

Sognetid-appen anvender lokal lagring (localStorage) til at opbevare din session og dine præferencer. Vi bruger ikke tredjeparts-tracking eller marketing-cookies.

Sognetid er en arbejdsapp og er ikke beregnet til personer under 15 år. Vi indsamler ikke bevidst oplysninger om børn.

Vi kan løbende opdatere denne privatlivspolitik. Den til enhver tid gældende version vil være tilgængelig i appen og på ditsogn.dk. Ved væsentlige ændringer vil vi orientere dig direkte.

Har du spørgsmål til denne privatlivspolitik eller til vores behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte os på:

E-mail: Mail@ditsogn.dk
Web: https://ditsogn.dk